ScanNmax
Économisez 5 minutes toutes les 15 secondes
La première solution automatisée du processus de facturation pour Maximo Application Suite.
Votre processus de facturation prend-il trop de temps?
Le processus actuel de facturation manuelle est long, exigeant en ressources et propice aux erreurs, entraînant divers problèmes. La manipulation des documents, depuis leur réception jusqu’à leur enregistrement, nécessite un investissement considérable en temps et en main-d’œuvre. Cette approche inefficace et chronophage augmente le risque d’erreurs humaines et de retards, ce qui peut entraîner des paiements tardifs, affectant la trésorerie et la relation avec les fournisseurs.
Afin de surmonter ces défis, ScanNmax propose une solution automatisée qui prend en charge l’intégralité du processus de facturation. Cela permet aux entreprises de réorienter stratégiquement leurs ressources vers d’autres priorités, d’assurer l’exactitude des données, de payer à temps et de maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs.
Accélérez vos opérations avec ScanNmax
Automatisez la création de vos factures avec l'IA et l'OCR
L’application, qui est un logiciel d’extraction de données, vous permet de créer automatiquement des factures au sein de votre système EAM grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR), l’intelligence artificielle (IA), et des modèles pour l’extraction des données de facture. L’application est sécurisée et hébergée sur Google Cloud. Les données client ne sont pas conservées sur les serveurs, car les factures sont supprimées une fois traitées.
Réception de votre facture
Votre boîte de réception est intégrée à l’application ScanNmax, permettant le téléchargement automatique des factures envoyées directement à ce courriel. L'application peut traiter divers types de documents, qu’ils soient numérisés, photographiés, ou soumis électroniquement. Consultez notre FAQ pour plus d'informations.
1
Choisissez la facture que vous souhaitez traiter
Les utilisateurs peuvent mettre des codes couleur pour signaler des problèmes et trier les factures selon divers critères tels que la date de réception, la date de facture, le montant ou les factures étiquetées. De plus, il est possible de retrouver une facture en entrant les informations provenant du courriel correspondant ou des documents attachés.
2
Vérifiez et validez les informations
Comparez les informations automatiquement enregistrées avec celles de votre facture originale, le tout sur un seul écran.
3
Cliquez sur «Créer la facture»
Les utilisateurs peuvent soit poursuivre le traitement des factures sur l'application, soit consulter la facture qu'ils viennent de créer dans 'Maximo Application Suite'.
4
Une gestion de paiements réussie
Paiements en
temps opportun
Évitez les pénalités
avec des paiements ponctuels
Relations fournisseurs renforcées
Cultivez la confiance et des relations solides avec vos fournisseurs.
Allocation stratégique
des ressources
Redéployez vos ressources vers des tâches à forte valeur ajoutée et des initiatives ciblées.
Efficacité et plaisir
Profitez d'un processus plus rapide et sans erreur qui ajoute une touche de plaisir à votre travail.
Entièrement détenu et développé par TriNmax, ScanNmax peut également être personnalisé selon les besoins spécifiques de votre entreprise.
ScanNmax Réception
Aucun processus de facturation n'est complet sans réception
Inclus également avec ScanNmax, notre application de Réception.
Prenez une photo ou ajoutez une image du bon de livraison
Cela peut être réalisé via votre tablette.
1
Cliquez sur «Scanner le bon de commande»
L'application détectera le numéro de bon de commande et attachera le bon de livraison à la commande correspondante dans 'Maximo Application Suite'.
2
Cliquez sur «Réception terminée»
Cela vous redirigera vers 'Maximo Application Suite', où vous pourrez compléter votre processus de réception de manière habituelle.
3
Optimiser le cycle de vie des factures dans Maximo
Réaliser des gains significatifs en efficacité
Assurer la fiabilité et la sécurité des données
Simple et intuitif
Ceux qui nous ont fait confiance
« Avant la mise en œuvre, la saisie des factures prenait plus de 15 jours ouvrables. Maintenant, les factures sont saisies dans les 24 heures suivant leur réception. »
En moyenne, 219 factures étaient saisies chaque semaine par 2 à 3 personnes. Après l’implémentation, une seule personne saisit maintenant 260 factures par semaine. »
« Dans les mois précédant l’implémentation, le délai moyen de paiement des factures en retard était de 24 jours. Actuellement, aucune facture n’a été payée en retard. »
FAQ
Maximo 7.6.0.9 ou plus, incluant MAS
Oui, ScanNmax est entièrement intégré à Maximo. Il ne nécessite aucune application externe. En fait, il s’agit d’une application intégrée directement dans votre module d’achat de Maximo.
Non, les utilisateurs peuvent commencer à utiliser ScanNmax avec l’IA dès le premier jour.
.pdf, .doc, .dot, .docx, .dotx, .xls, .xlt, .xlsx, .xlsm, .png, .jpg, .jpeg, .heic, .gif
Oui, ScanNmax utilise des codes de couleur pour effectuer le Three-way matching et signaler les exceptions. De plus, il détecte les doublons et permet la création de factures sans bons de commande.
Oui, ScanNmax est entièrement développé et détenu par TriNmax, ce qui nous permet de le configurer selon vos besoins spécifiques.
Il est possible de générer des rapports sur les données de ScanNmax, ainsi que d’utiliser des flux de travail pour les factures créées.
